10 tips hiệu quả giúp nha khoa hạn chế tình trạng hủy lịch hẹn của bệnh nhân
Bệnh nhân hủy hoặc vắng mặt (không báo trước) trong buổi điều trị là tình trạng mà phòng khám nha khoa nào cũng gặp phải. Tuy có giống nhau về quy trình thủ tục thăm khám nhưng việc tư vấn cho từng bệnh nhân lại hoàn toàn khác nhau.
Bệnh nhân đến hạn điều trị, bệnh nhân quá hạn tái khám, bệnh nhân đã lên lịch phẫu thuật và bỏ hẹn phẫu thuật, vì một lý do nào đó khiến họ hủy lịch hẹn hoặc vắng mặt không báo trước . Bài viết này sẽ đưa ra 10 cách giải quyết tình trạng đó trong nha khoa.
Tư vấn tận tình cho bệnh nhân
Bỏ qua tất cả các công nghệ hiện đại, thiết bị cao cấp tại các nha khoa, bước quan trọng nhất để giữ tình trạng vắng mặt và hủy lịch khám ở mức thấp nhất là nói chuyện cụ thể với bệnh nhân khi họ đang trong thời gian điều trị tại phòng khám, để đảm bảo họ được truyền đạt đầy đủ thông tin về những tác động tiêu cực đến sức khỏe răng miệng và sức khỏe tổng thể nếu họ không tiếp tục điều trị hoặc tái khám.
Chỉ định nhân viên chịu trách nhiệm cho từng bệnh nhân
Trong phòng khám, nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời trong việc đàm phán về sự cam kết của bệnh nhân khi điều trị tại phòng khám. Nhân viên phụ trách đảm bảo mọi thông tin cuối cùng được lưu lại trên hệ thống mà họ có được sau khi nói chuyện với bệnh nhân.
Tìm hiểu xem bệnh nhân hài lòng khi liên lạc qua tin nhắn, email hay điện thoại hay không?
Nhắn tin là một cách thức được hầu hết các bệnh nhân ưa chuộng, nhất là đối với bệnh nhân trong nha khoa. Vì cách thức đó đảm bảo tính riêng tư và tránh làm phiền bệnh nhân tối ưu nhất, nhưng chỉ hiệu quả trong trường hợp hẹn lịch khám hay thông báo về chương trình ưu đãi của phòng khám. Nếu có thể, bạn hãy gọi điện xác thực thông tin để lên kế hoạch cho buổi tư vấn. Ngoài ra gửi email cũng là một cách thức liên lạc với bệnh nhân, nhưng sẽ không chủ động và hiệu quả bằng gọi điện và nhắn tin.
Giữ lịch trình cơ bản để xác nhận cuộc hẹn
Lịch trình lý tưởng nhất được các nha khoa đánh giá cao là lịch trình 3-3-1: Tự động nhắc hẹn trước 3 tuần, trước 3 ngày và trước 1 ngày để xác nhận buổi thăm khám thông qua các công cụ liên lạc như email hay tin nhắn, thậm chí là gọi điện thoại. Mục đích cuối cùng là để bệnh nhân không quên lịch khám, ảnh hưởng đến quá trình điều trị.
Xác nhận trực tiếp với bệnh nhân
Những bệnh nhân sau cần gặp trực tiếp để xác nhận thông tin cũng như hẹn lịch thăm khám
Bệnh nhân đã từng hủy lịch khám
Bệnh nhân là người lớn tuổi
Bệnh nhân khám bằng thẻ bảo hiểm hoặc theo các chương trình của cơ quan, ban ngành
Bệnh nhân không thăm khám trong một thời gian dài
Bệnh nhân là người nước ngoài
Bệnh nhân được giới thiệu qua người thân và bạn bè, chưa được tư vấn trực tiếp trước đó.
Lưu ý: Đối với những bệnh nhân hủy lịch hẹn quá số lần quy định (ít nhất 3 lần hoặc không tỏ ra quan tâm sau lần hẹn thứ 3), hãy loại họ ra khỏi danh sách gặp trực tiếp hoặc chỉ cho họ có mặt trong danh sách cuộc gọi ngắn của bạn.
Luôn có danh sách cuộc gọi ngắn
Điều này cho phép bạn lấp đầy bất cứ thời gian trống nào trong lịch trình hàng ngày của mình. Bằng cách này, bạn có thể tăng thêm doanh thu trong phòng khám và tránh tình trạng phòng khám không hoạt động sôi nổi và nhân viên của bạn rơi vào trạng thái “thụ động”.
Ghi nhớ thời điểm nhắc nhở lịch khám cho bệnh nhân
Đối với cuộc hẹn phẫu thuật, hãy nhắc bệnh nhân trước một ngày, trường hợp này sẽ theo lịch trình lý tưởng trong nha khoa đã được nhắc ở trên là theo trình tự 3-3-1. Tùy vào từng trường hợp điều trị khác nhau của bệnh nhân mà bạn sắp xếp một cách hợp lý nhất, tốt nhất là nên hỏi bệnh nhân ngay từ lúc họ điều trị tại phòng khám của bạn.
Trực tiếp gọi điện chào bệnh nhân mới
Một cuộc gọi từ bạn để chào đón bệnh nhân mới đến phòng khám của mình là một cử chỉ vô cùng thân thiện và được bệnh nhân đánh giá cao. Hành động này cũng sẽ giúp hạn chế tối đa sự vắng mặt của bệnh nhân mới.
Nếu bệnh nhân không đến hãy gọi ngay cho họ
Nếu bạn không liên hệ được với bệnh nhân, hãy cho họ biết bạn sẽ thử lại một tuần sau đó. Lặp lại trong một tuần tới nếu cần thiết. Nếu vẫn không có phản hồi, hãy đặt họ vào lời nhắc tự động bằng cách sử dụng hình thức liên lạc theo thỏa thuận với bệnh nhân từ trước.
Sử dụng phán đoán để theo dõi bệnh nhân
Sau một tháng hoặc lâu hơn mà bệnh nhân không phản hồi, hãy tiếp tục thực hiện các cuộc gọi dựa trên kinh nghiệm của bạn về bệnh nhân, cố gắng không gây khó chịu cho họ. Bạn phải đánh giá xem nên thực hiện bao nhiêu cuộc gọi dựa trên những gì bạn biết về một bệnh nhân. Bạn không nên cố gọi điện thường xuyên, ví dụ nếu bạn biết bệnh nhân đã đi nước ngoài trong vài tuần, bị ốm, hoặc bất cứ trường hợp nào có thể xảy ra.
Tổng hợp: Anh & Em
Nguồn: Dentistry IQ
